🔎 Imersão Preliminar

Para direcionar um projeto de maneira eficiente, é essencial, antes de tudo, compreender de forma integral o problema, o cenário e o usuário. Por isso, iniciamos com uma pesquisa exploratória e uma pesquisa desk, etapa que chamamos de Imersão Preliminar.

📝 Pesquisa Exploratória

Para a pesquisa exploratória após o recebimento do Tapi, marcamos uma conversa por vídeo com o nosso parceiro de projeto, onde, junto aos outros grupos, pudemos esclarecer algumas dúvidas.

Essa pesquisa foi conduzida como uma entrevista de perguntas e respostas, podemos ver todas elas na tabela abaixo:

Pergunta	Resposta
Quais as funcionalidades das APIs que vocês já possuem?	Nenhuma, mas eles podem criar novas APIs caso seja necessário.
Vamos ter acesso aos dados como tabelas e pedidos?	Sim. Podemos trabalhar com alguns dados, mas os dados sensíveis obviamente serão ocultados.
Como é feito o pedido e/ou registro de pedidos hoje em dia?	A prescrição é feita através de uma tela no sistema, que fica conectada direto na farmácia. Esses pedidos são analisados pelo farmacêutico e aprovados ou não.

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Pergunta	Resposta
Existe um diagrama de como funciona o sistema de vocês?	Sim, eles irão mandar em outro momento (até o momento atual eles não enviaram).
Já existe uma fiscalização de psicotrópicos dos pedidos?	Existe uma contagem manual diária. A preocupação é maior quando o item sai da farmácia, pois eles não têm como ter certeza de que o produto de fato foi utilizado no paciente. Querem criar uma forma de rastreabilidade que intitulam como ‘rastreabilidade à beira do leito’, onde a enfermeira leria o coligo do paciente e do remédio ao utilizá-lo.
Os remédios do mesmo bin possuem a mesma data de validade?	Idealmente sim, mas às vezes tem um saquinho fechado dentro do bin com remédios de outra validade.
Haverá QR codes em todos os comprimidos?	Todos os medicamentos vão ter sempre identificação: código de barra ou QR Code, mas a posição dele não é garantida.
Qual o procedimento quando algum medicamento acaba no estoque?	Não existe um controle de estoque, por isso o médico é avisado e o medicamento não é separado.
Que tipo de aprovação o farmacêutico faz antes de montar a fita? Ele verifica se ainda há em estoque o medicamento ou outra opção de remédio para substituir?	O farmacêutico faz uma dupla checagem para ver se não pegaram o medicamento errado. O farmacêutico tem que seguir protocolos institucionais; alguns remédios precisam de permissão da CCIH para liberar. O farmacêutico vê se a prescrição está correta no sentido da administração dos remédios.
Faz sentido para vocês manter a opção de modo manual?	Sim, pois é comum que, em algumas situações, tenham que pegar um remédio de forma unitária, mas nada impede de pedir para o robô pegar um item de atendimento na porta. Preferem um comando para pegar apenas um remédio, mas uma coisa não exclui a outra.
São contados quantos comprimidos e ampolas de cada remédio entram e saem da farmácia? Se sim, com que frequência?	Os psicotrópicos são contados diariamente, os outros remédios não são contados. O ideal do controle de estoque seria ter o saldo e computar a baixa a cada fita/prescrição entregue.
Pensando no projeto que vamos desenvolver, qual o principal desafio que vocês enfrentam hoje em dia no processo de recebimento, separação e montagem das fitas de medicamentos?	O principal desafio é a separação, pois demanda muito tempo e atenção. Pode haver erros que comprometam a segurança do paciente e a eficiência do atendimento.
A interface do nosso projeto será responsável só pelas etapas de triagem e separação ou ele será utilizado também pelo estoque/almoxarifado e logística dos remédios?	O sistema vai ser usado na farmácia, mas seria legal outros setores terem acesso a alguns dados.
O que acontece quando uma fita volta pra farmácia? Qual é o processo utilizado para tratar essas fitas que voltam?	O medicamento volta quando o paciente tem alta ou quando mudou o procedimento de forma repentina. A enfermeira devolve pra farmácia uma vez ao dia e lá eles devolvem no bin, mas isso não é registrado. Muitas vezes nem sabem de que paciente aquele medicamento voltou. Um grande problema é que as enfermeiras juntam os medicamentos em uma única fita e não identificam as fitas retornadas.
Como a equipe da farmácia sabe quando o estoque está acabando?	No olho, totalmente manual.
Quais são as funções de cada pessoa no processo? Por exemplo, o que faz o farmacêutico? E o enfermeiro?	Enfermagem não faz parte do processo. O desenvolvimento ocorre dentro da farmácia onde só tem farmacêuticos e técnicos. O farmacêutico recebe a prescrição pronta que o médico enviou, vê se os medicamentos foram prescritos corretamente (triagem da prescrição), e o técnico também ajuda no processo. A separação é a segunda etapa; o técnico de farmácia lista liberada na triagem, pega os medicamentos e coloca em uma bandeja (separada por paciente). Terminada a separação, bipam e selam as fitas, prescrição por prescrição. No final, entregam o saquinho na enfermaria.
Em relação à rastreabilidade, entendemos que o que vocês pediram é que o sistema seja capaz de armazenar quais medicamentos um determinado paciente consumiu. Isso está correto?	Rastreabilidade carrega a identidade do medicamento no registro. Adicionar os dados do medicamento para o paciente (lote, quantidade, validade, etc.). Esses dados estão na etiqueta do medicamento (QR Code, barra). Saber também quem vendeu o medicamento para o hospital. O fabricante é um dado importante. Outro ponto importante: as fitas são montadas em apenas um momento do dia. Ou seja, existe um acúmulo de pedidos e depois esses pedidos são montados de uma vez e entregues de uma vez também, exceto pedidos de emergência.
A ideia é que a receita (prescrição) seja adicionada diretamente no sistema que estamos desenvolvendo ou ela apenas será recebida?	Eles já possuem um sistema para que o médico faça as receitas.
Há algum passo muito importante que pode ter ficado implícito quando se trata desse processo de triagem, separação e conferência?	Escalonamento futuro do projeto piloto: a farmácia é grande e o tempo de locomoção até todos os medicamentos também é significativo. O protótipo precisa levar em conta uma maior mobilidade. Há também pesos de diferentes medicamentos e a localização (por estarem longe um do outro). É preciso ter um modo de distinção visual, com o nome do medicamento, para não haver erro de identificação. Em um outro mundo, o ideal seria o projeto poder distinguir diferentes remédios misturados. Não é preciso fazer isso, mas seria legal o projeto ser modular para escalonar isso.
Ainda com base no processo da triagem, seria possível enviar para a gente um vídeo da tela do computador realizando os procedimentos?	Ela vai mandar uns prints das telas futuramente (ainda não enviado).
Quais seriam informações que não poderiam faltar para construirmos nosso banco de dados?	código de produto (CHC). Lembrando que o mesmo remédio com doses diferentes possuem códigos diferentes. Informações do Paciente: nome, leito, HC...
Seria interessante para vocês se incluíssemos um histórico de alergias ou doenças ligadas a cada paciente?	O sistema deles possui essa ferramenta, mas dependem do médico ou do enfermeiro para fazer o registro de alergias do paciente.
Como é registrada essa “dose unitária” de remédios? Tem alguma logística específica com marcas diferentes dos mesmos remédios?	Os remédios são registrados sempre pelo nome do princípio ativo, sem distinção de marca.

A fase de pesquisa exploratória permitiu identificar os principais desafios enfrentados na separação e montagem das fitas de medicação. O processo atual demanda tempo e atenção dos farmacêuticos, tornando evidente a necessidade de uma solução automatizada. Além disso, a falta de rastreabilidade e controle de estoque são pontos críticos que podem ser melhorados. Com essas informações, podemos direcionar o desenvolvimento do robô para otimizar a separação dos medicamentos, reduzir erros e aumentar a eficiência do atendimento.

Após entendermos as necessidades dos stakeholders e como o HC funciona, buscamos descobrir formas de tornar esse projeto viável da melhor maneira. Por esse motivo, realizamos outra etapa de pesquisa conhecida como Desk Research, onde coletamos e analisamos informações já existentes sobre soluções e necessidades similares.

🖥️ Desk Research

Nessa fase, pesquisamos farmácias automatizadas, hospitais que operam com sistemas semelhantes e empresas que produzem essas soluções. Conseguimos levantar algumas informações muito relevantes:

Sistemas e máquinas já existentes: Atualmente, existem poucas empresas que fornecem essa solução. As que fornecem fazem com alta qualidade, mas os equipamentos são extremamente caros, principalmente porque são produtos importados.
Relato dos farmacêuticos: Todos os farmacêuticos relataram alívio, pois um processo repetitivo e suscetível a falhas humanas foi automatizado, reduzindo erros.
Beneficiados colaterais: Pacientes e enfermeiros são os maiores beneficiados, pois os kits de medicamentos ficam prontos mais rápido e com maior eficiência.
Preocupações: As principais preocupações eram em relação a demissões e custos. A primeira preocupação foi descartada, pois os farmacêuticos continuam com um extenso trabalho e não houve redução significativa de funcionários. Em relação aos custos, o investimento inicial é alto, mas os benefícios a longo prazo são significativos, principalmente devido à redução de erros na separação.

Com a conclusão da fase de Imersão Preliminar, conseguimos identificar os desafios, necessidades, oportunidades e pessoas mais afetadas no processo de separação e montagem das fitas de medicação. Essa pesquisa nos permitiu validar que a automação pode trazer melhorias significativas, garantindo maior eficiência e segurança. Agora, com todas essas informações, podemos avançar para as próximas etapas e demandas do desenvolvimento deste projeto.

⛲Fontes e Referências

📝 Pesquisa Exploratória​

🖥️ Desk Research​

📝 Pesquisa Exploratória

🖥️ Desk Research