Plano de Comunicação
Um plano de comunicação é uma estratégia detalhada que define como uma organização ou projeto transmitirá informações importantes para seu público-alvo. É uma ferramenta essencial para garantir que as mensagens certas cheguem ao público certo, no momento adequado e pelos canais mais eficazes. No contexto do projeto proposto para melhorar a comunicação entre a farmácia central e os enfermeiros que fazem requisições de reposição para postos de Pyxis dentro do hospital Sírio, o plano de comunicação é crucial para garantir que a equipe compreenda os objetivos do projeto, reconheça as vantagens de sua implementação e que os gestores saibam lidar com o período de adaptação necessário.
Definição do Propósito
Espera-se que os colaboradores do Sírio possam desempenhar seu trabalho de forma ainda mais eficiente com a entrada em vigor do novo aplicativo no hospital. Atualmente, a comunicação entre enfermeiros que fazem requisições de medicamentos - que podem estar em falta nos sistemas Pyxis, necessitando de reposição pela farmácia central - é realizada pelo WhatsApp, um método que se mostra menos eficiente comparado a um aplicativo dedicado a essa função.
Com o novo aplicativo, a comunicação será otimizada, permitindo que os enfermeiros façam suas requisições de forma mais rápida e eficiente. Além disso, os gestores da farmácia central poderão coordenar as entregas de medicamentos de maneira mais organizada, planejando rotas e dividindo tarefas de forma a garantir a eficiência nas reposições.
Adicionalmente, os gestores desempenham um papel crucial ao fornecer análises detalhadas, pesquisas e soluções inovadoras. Seu envolvimento é fundamental para o desenvolvimento de políticas baseadas em evidências, enfrentando desafios complexos e fornecendo insights valiosos que informam tanto a população quanto os gestores públicos em suas tomadas de decisão.
Componentes do Plano de Comunicação
- Identificação do Público-Alvo: Destacar as principais audiências a serem alcançadas e adaptar as mensagens conforme suas necessidades e interesses.
- Mensagens-Chave: Definir os pontos centrais que serão comunicados.
- Canais de Comunicação: Selecionar os meios mais adequados para transmitir as mensagens.
- Cronograma: Estabelecer os prazos e etapas para a implementação do plano, garantindo a entrega das mensagens nos momentos certos e pelos canais mais eficazes.
Esses elementos combinados garantem que as informações sejam transmitidas de maneira eficaz, contribuindo para o sucesso do projeto.
Público-Alvo
Para garantir o sucesso do aplicativo, é essencial compreender a dinâmica dos diferentes usuários, cada um com seu fluxo específico. O público-alvo principal é composto por três grupos:
- Auxiliar de Farmácia/Entregador: Responsável por atender às requisições de medicamentos feitas por meio do aplicativo e preparar os pedidos para entrega. Além de estar encarregado de atender às requisições dos sistemas Pyxis, garantindo que os medicamentos solicitados cheguem ao destino correto de forma eficiente.
- Auxiliar de Enfermagem: Tenta obter medicamentos do Pyxis para os pacientes. Ao encontrar uma inconsistência, faz a requisição pelo aplicativo, especificando o Pyxis onde a inconsistência foi detectada. No pedido, informa dados como urgência, quantidade e se a entrega deve ser feita diretamente ao paciente ou ao próprio Pyxis.
- Gestor da Farmácia Central: Focado em coordenar as requisições recebidas e distribuí-las para os entregadores. O gestor também otimiza as rotas de entrega e analisa os dados ao longo do tempo para se preparar para demandas futuras e melhorar o processo existente.
Compreender esses três fluxos é crucial para entender o funcionamento do aplicativo e identificar o público-alvo. Isso permitirá desenvolver uma solução que atenda às necessidades de todos os usuários e torne o aplicativo o mais eficiente possível para todos os envolvidos no sistema.
Mensagens-Chave
As principais informações a serem transmitidas incluem detalhes sobre os pedidos realizados à farmácia central ao serem encontradas inconsistências pelos auxiliares de enfermagem. Essas informações devem conter:
- Urgência do pedido
- Dosagem do medicamento
- Direcionamento (se a entrega é direta para o paciente ou para o Pyxis)
- Quantidade solicitada
Para os gestores, as mensagens devem focar na importância de coordenar as entregas de forma eficiente, otimizar rotas e analisar os dados para melhorar continuamente o processo de reposição de medicamentos.
Canais de Comunicação
A comunicação principal será feita por meio do aplicativo, que contemplará os dois maiores fluxos da aplicação: requisitante e entregador. Este serviço estará disponível tanto em dispositivos móveis quanto em desktops, permitindo que os usuários interajam com a interface de maneira conveniente. Além disso, serão implementados planos de comunicação estratégicos que incluem treinamentos dentro do hospital, visando mostrar aos colaboradores como utilizar a plataforma de forma eficiente e intuitiva.
Além do aplicativo móvel, haverá um segundo canal de comunicação, que será o dashboard utilizado pelo gestor. Este canal requererá um treinamento específico para que os gestores possam coordenar as requisições de maneira eficiente. O treinamento abrangerá a escolha da distribuição de requisições, a análise de dados para melhorar o fluxo de trabalho, a identificação de gargalos e as estratégias para contorná-los.
Esses canais de comunicação, juntamente com os treinamentos planejados, garantirão que todos os usuários saibam utilizar o sistema de forma eficaz, maximizando os benefícios da nova solução para o hospital.
Cronograma
- Reuniões Iniciais com Colaboradores da Farmácia Central: Iniciar o processo de comunicação abordando o público principal, apresentando a aplicação e recolhendo feedbacks para ajustes necessários.
- Implementação de Ajustes: Realizar as modificações e melhorias na plataforma com base nos feedbacks recebidos, garantindo que suas necessidades sejam atendidas de forma eficaz.
- Reuniões com Auxiliares de Enfermagem: Após a implementação dos ajustes, realizar um treinamento interno com os usuários do fluxo de requisição, informando sobre o lançamento interno da plataforma e seus objetivos.
- Treinamento com Gestores da Farmácia Central: Após o lançamento interno e a garantia da eficácia da plataforma, realizar a divulgação externa para o restante dos hospitais que utilizam o sistema de Pyxis.
- Primeira Rodada de Implementação e Testes de Eficácia: Estabelecer um sistema de monitoramento para acompanhar as menções à plataforma e identificar tendências e feedbacks relevantes para futuras melhorias.
- Implementação Final da Plataforma no Hospital: Após o lançamento, manter as campanhas de comunicação para promover o uso contínuo da plataforma, destacando casos de sucesso e incentivando a participação ativa dos colaboradores.
Conclusão
Este plano de comunicação visa desempenhar um papel crucial na implementação do sistema e na mobilização para ações concretas em prol da qualidade de vida dos pacientes. Ao fornecer informações detalhadas e em tempo real sobre as requisições e outros aspectos do hospital, buscamos capacitar os colaboradores a tomar medidas informadas e proativas para utilizar o aplicativo e mitigar os impactos negativos da ineficiência da comunicação vigente. Através da implementação de uma aplicação de fácil acesso e da disponibilização de dados precisos, esperamos catalisar uma mudança positiva na forma como a comunidade do Sírio se comunica nas requisições enviadas à farmácia central, visando um futuro mais eficiente e saudável para todos os pacientes do Sírio Libanês.