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Plano de Comunicação

Um plano de comunicação é uma estratégia detalhada que define como uma organização ou projeto transmitirá informações importantes para seu público-alvo. É uma ferramenta essencial para garantir que as mensagens certas cheguem ao público certo, no momento adequado e pelos canais mais eficazes. No contexto do projeto proposto para melhorar a comunicação entre a farmácia central e os enfermeiros que fazem requisições de reposição para postos de Pyxis dentro do hospital Sírio, o plano de comunicação é crucial para garantir que a equipe compreenda os objetivos do projeto, reconheça as vantagens de sua implementação e que os gestores saibam lidar com o período de adaptação necessário.

Definição do Propósito

Espera-se que os colaboradores do Sírio possam desempenhar seu trabalho de forma ainda mais eficiente com a entrada em vigor do novo aplicativo no hospital. Atualmente, a comunicação entre enfermeiros que fazem requisições de medicamentos - que podem estar em falta nos sistemas Pyxis, necessitando de reposição pela farmácia central - é realizada pelo WhatsApp, um método que se mostra menos eficiente comparado a um aplicativo dedicado a essa função.

Com o novo aplicativo, a comunicação será otimizada, permitindo que os enfermeiros façam suas requisições de forma mais rápida e eficiente. Além disso, os gestores da farmácia central poderão coordenar as entregas de medicamentos de maneira mais organizada, planejando rotas e dividindo tarefas de forma a garantir a eficiência nas reposições.

Adicionalmente, os gestores desempenham um papel crucial ao fornecer análises detalhadas, pesquisas e soluções inovadoras. Seu envolvimento é fundamental para o desenvolvimento de políticas baseadas em evidências, enfrentando desafios complexos e fornecendo insights valiosos que informam tanto a população quanto os gestores públicos em suas tomadas de decisão.

Componentes do Plano de Comunicação

  1. Identificação do Público-Alvo: Destacar as principais audiências a serem alcançadas e adaptar as mensagens conforme suas necessidades e interesses.
  2. Mensagens-Chave: Definir os pontos centrais que serão comunicados.
  3. Canais de Comunicação: Selecionar os meios mais adequados para transmitir as mensagens.
  4. Cronograma: Estabelecer os prazos e etapas para a implementação do plano, garantindo a entrega das mensagens nos momentos certos e pelos canais mais eficazes.

Esses elementos combinados garantem que as informações sejam transmitidas de maneira eficaz, contribuindo para o sucesso do projeto.

Público-Alvo

Para garantir o sucesso do aplicativo, é essencial compreender a dinâmica dos diferentes usuários, cada um com seu fluxo específico. O público-alvo principal é composto por três grupos:

  1. Auxiliar de Farmácia/Entregador: Responsável por atender às requisições de medicamentos feitas por meio do aplicativo e preparar os pedidos para entrega. Além de estar encarregado de atender às requisições dos sistemas Pyxis, garantindo que os medicamentos solicitados cheguem ao destino correto de forma eficiente.
  2. Auxiliar de Enfermagem: Tenta obter medicamentos do Pyxis para os pacientes. Ao encontrar uma inconsistência, faz a requisição pelo aplicativo, especificando o Pyxis onde a inconsistência foi detectada. No pedido, informa dados como urgência, quantidade e se a entrega deve ser feita diretamente ao paciente ou ao próprio Pyxis.
  3. Gestor da Farmácia Central: Focado em coordenar as requisições recebidas e distribuí-las para os entregadores. O gestor também otimiza as rotas de entrega e analisa os dados ao longo do tempo para se preparar para demandas futuras e melhorar o processo existente.

Compreender esses três fluxos é crucial para entender o funcionamento do aplicativo e identificar o público-alvo. Isso permitirá desenvolver uma solução que atenda às necessidades de todos os usuários e torne o aplicativo o mais eficiente possível para todos os envolvidos no sistema.

Mensagens-Chave

As principais informações a serem transmitidas incluem detalhes sobre os pedidos realizados à farmácia central ao serem encontradas inconsistências pelos auxiliares de enfermagem. Essas informações devem conter:

  • Urgência do pedido
  • Dosagem do medicamento
  • Direcionamento (se a entrega é direta para o paciente ou para o Pyxis)
  • Quantidade solicitada

Para os gestores, as mensagens devem focar na importância de coordenar as entregas de forma eficiente, otimizar rotas e analisar os dados para melhorar continuamente o processo de reposição de medicamentos.

Canais de Comunicação

A comunicação principal será feita por meio do aplicativo, que contemplará os dois maiores fluxos da aplicação: requisitante e entregador. Este serviço estará disponível tanto em dispositivos móveis quanto em desktops, permitindo que os usuários interajam com a interface de maneira conveniente. Além disso, serão implementados planos de comunicação estratégicos que incluem treinamentos dentro do hospital, visando mostrar aos colaboradores como utilizar a plataforma de forma eficiente e intuitiva.

Além do aplicativo móvel, haverá um segundo canal de comunicação, que será o dashboard utilizado pelo gestor. Este canal requererá um treinamento específico para que os gestores possam coordenar as requisições de maneira eficiente. O treinamento abrangerá a escolha da distribuição de requisições, a análise de dados para melhorar o fluxo de trabalho, a identificação de gargalos e as estratégias para contorná-los.

Esses canais de comunicação, juntamente com os treinamentos planejados, garantirão que todos os usuários saibam utilizar o sistema de forma eficaz, maximizando os benefícios da nova solução para o hospital.

Cronograma

  1. Reuniões Iniciais com Colaboradores da Farmácia Central: Iniciar o processo de comunicação abordando o público principal, apresentando a aplicação e recolhendo feedbacks para ajustes necessários.
  2. Implementação de Ajustes: Realizar as modificações e melhorias na plataforma com base nos feedbacks recebidos, garantindo que suas necessidades sejam atendidas de forma eficaz.
  3. Reuniões com Auxiliares de Enfermagem: Após a implementação dos ajustes, realizar um treinamento interno com os usuários do fluxo de requisição, informando sobre o lançamento interno da plataforma e seus objetivos.
  4. Treinamento com Gestores da Farmácia Central: Após o lançamento interno e a garantia da eficácia da plataforma, realizar a divulgação externa para o restante dos hospitais que utilizam o sistema de Pyxis.
  5. Primeira Rodada de Implementação e Testes de Eficácia: Estabelecer um sistema de monitoramento para acompanhar as menções à plataforma e identificar tendências e feedbacks relevantes para futuras melhorias.
  6. Implementação Final da Plataforma no Hospital: Após o lançamento, manter as campanhas de comunicação para promover o uso contínuo da plataforma, destacando casos de sucesso e incentivando a participação ativa dos colaboradores.

Conclusão

Este plano de comunicação visa desempenhar um papel crucial na implementação do sistema e na mobilização para ações concretas em prol da qualidade de vida dos pacientes. Ao fornecer informações detalhadas e em tempo real sobre as requisições e outros aspectos do hospital, buscamos capacitar os colaboradores a tomar medidas informadas e proativas para utilizar o aplicativo e mitigar os impactos negativos da ineficiência da comunicação vigente. Através da implementação de uma aplicação de fácil acesso e da disponibilização de dados precisos, esperamos catalisar uma mudança positiva na forma como a comunidade do Sírio se comunica nas requisições enviadas à farmácia central, visando um futuro mais eficiente e saudável para todos os pacientes do Sírio Libanês.