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Plano de Comunicação para o Projeto Asky

Visão Geral​

O plano de comunicação é uma estratégia fundamental para garantir que a mensagem certa seja entregue ao público-alvo de maneira eficaz e impactante. Ele consiste não apenas na definição clara de quem queremos atingir, mas também na escolha dos canais e meios mais adequados para alcançar essas pessoas.

Elementos-chave do Plano de Comunicação​

Propósito na comunicação​

Os objetivos da divulgação do novo sistema Asky são estruturados em duas etapas fundamentais. A primeira etapa é interna e tem como foco a implementação e introdução do sistema no Hospital Sírio Libanês. Nessa fase, o objetivo é envolver e engajar os funcionários, demonstrando as funcionalidades e benefícios do novo sistema para garantir sua adoção eficaz e eficiente.

A segunda etapa é externa e visa a promoção comercial do Asky. Essa fase envolve a divulgação dos benefícios e vantagens do sistema para outros hospitais e instituições de saúde, destacando como ele pode melhorar a eficiência operacional, a qualidade do atendimento e a gestão hospitalar. Além de contribuir para a melhoria dos serviços em outras instituições, essa etapa tem o potencial de gerar receita e fortalecer a posição do Hospital Sírio Libanês no mercado de soluções tecnológicas para a saúde.

Essas duas etapas, quando executadas de maneira estratégica, não apenas promovem a adoção do sistema Asky internamente, mas também expandem sua influência e aplicabilidade no setor de saúde, gerando valor tanto para o Hospital Sírio Libanês quanto para os demais usuários da solução.

Público-alvo​

O público-alvo inclui os funcionários principais que interagem com o Pyxis:

Enfermeiro​

Os enfermeiros são os principais usuários do sistema Pyxis, possuindo um profundo conhecimento sobre seu funcionamento. No entanto, eles não têm visibilidade sobre o que ocorre nos bastidores quando abrem um pedido de urgência de abastecimento.

Eles demonstram um alto nível de interesse na nova implementação, pois esta promete tornar o processo de atendimento às urgências mais eficiente. A falta de conhecimento sobre o volume de chamadas direcionadas à farmácia e sobre como o formato atual de abertura de pedidos por chat dificulta o gerenciamento pelos assistentes resulta em frustração quando há atrasos no atendimento.

A nova implementação visa proporcionar uma solução que não apenas agiliza o processo, mas também oferece maior transparência e eficiência, diminuindo a frustração dos enfermeiros e melhorando a coordenação com a farmácia.

Assistentes de Farmácia​

No fluxo que estamos tratando com a nossa solução, o assistente de farmácia interage com o Pyxis principalmente no momento de reabastecimento de medicamentos ou materiais. No entanto, a efetivação desse reabastecimento depende de pedidos feitos pelos enfermeiros, que atualmente são realizados por meio de um aplicativo de mensagens. Esse método pode dificultar bastante o acompanhamento dos pedidos pelo assistente, pois as mensagens dos enfermeiros frequentemente carecem de informações completas ou são enviadas em formato de áudio, o que torna todo o processo mais demorado.

Os assistentes de farmácia possuem um conhecimento detalhado de todo o processo, e seu nível de interesse na nova solução é extremamente alto. A nova implementação promete tornar seu trabalho muito mais eficiente. Utilizando um formulário no aplicativo, os assistentes receberão todas as informações necessárias de forma estruturada, reduzindo a necessidade de contato direto com os enfermeiros a casos raros. Além disso, a solução melhora a transparência do processo, permitindo o acompanhamento do status de cada pedido tanto pelos enfermeiros quanto pelos assistentes.

Essa melhoria não apenas agiliza o reabastecimento, mas também aumenta a precisão e a satisfação dos profissionais envolvidos, proporcionando um fluxo de trabalho mais organizado e eficiente.

Mensagens-chave​

  1. Melhoria na Eficiência: "A nova funcionalidade de QR Code no Asky revoluciona o processo de requisição de medicamentos, reduzindo significativamente o tempo necessário para o preenchimento de formulários e aumentando a precisão dos dados. Essa otimização permite que os profissionais de saúde se concentrem mais no atendimento aos pacientes e menos na administração de pedidos."

  2. Facilidade de Uso: "Com a introdução da funcionalidade de QR Code, os usuários podem simplesmente escanear o código presente no dispensador Pyxis para preencher automaticamente todas as informações necessárias. Este processo simplificado elimina etapas manuais, reduzindo erros e tornando o sistema intuitivo e rápido de usar."

  3. Benefícios Operacionais: "A adoção do QR Code no Asky trará inúmeros benefícios operacionais, incluindo uma menor discrepância de inventário e uma resposta mais ágil às requisições de medicamentos. Esse aumento na eficiência operacional se traduz em uma melhor gestão dos recursos e um atendimento mais eficaz aos pacientes."

  4. Suporte e Treinamento: "Para garantir uma transição suave e maximizar os benefícios da nova tecnologia, oferecemos sessões de treinamento abrangentes e suporte contínuo. Nossa equipe está dedicada a assegurar que todos os usuários se sintam confortáveis e confiantes ao utilizar a funcionalidade de QR Code, proporcionando um ambiente de trabalho mais eficiente e produtivo."

Canais de Comunicação​

  1. E-mail: Enviar informações detalhadas e guias de uso diretamente para os funcionários, garantindo que todos tenham acesso rápido a instruções claras e completas sobre a nova funcionalidade.

  2. Reuniões Presenciais: Organizar sessões de treinamento e demonstrações práticas, proporcionando uma experiência hands-on para os funcionários. Essas reuniões permitem resolver dúvidas imediatas e assegurar que todos estejam confortáveis com o novo sistema.

  3. Mídias Sociais Internas: Utilizar o grupo de comunicação interna do hospital para publicar atualizações, lembretes e dicas úteis. Esse canal mantém todos os membros da equipe informados e engajados com as novidades.

  4. Manuais e Guias Impressos: Distribuir materiais de apoio impressos, como manuais e guias rápidos, para referência imediata. Esses documentos servem como uma ferramenta valiosa para consultas rápidas no dia a dia.

  5. Plataforma de Intranet: Disponibilizar recursos como tutoriais em vídeo, FAQs e documentação completa na intranet do hospital. Essa plataforma centralizada permite que os funcionários acessem as informações necessárias a qualquer momento e de qualquer lugar.

  6. Convenções de Saúde: Participar de convenções e eventos de saúde com o objetivo de apresentar a solução Asky para outros hospitais. Essas apresentações destacam os benefícios e a eficácia do sistema, gerando interesse e incentivando outras instituições a adquirir a solução do Hospital Sírio Libanês. Esses canais de comunicação integrados garantem que a informação seja disseminada de maneira eficaz, alcançando todos os funcionários e potenciais clientes de maneira abrangente e acessível.

Cronograma​

  1. Semana 1:

    • Dia 1: Enviar um e-mail introdutório anunciando a nova funcionalidade de QR Code no Asky, destacando seus benefícios e a importância da adoção.
    • Dia 3: Publicar nas mídias sociais internas informações detalhadas sobre as próximas sessões de treinamento, incluindo datas, horários e objetivos.

  2. Semana 2:

    • Dia 1: Iniciar as sessões de treinamento presenciais, oferecendo demonstrações práticas e respondendo a dúvidas dos funcionários.
    • Dia 4: Enviar um e-mail com materiais de apoio e guias de uso, reforçando as instruções e fornecendo recursos adicionais para consulta.

  3. Semana 3:

    • Dia 2: Distribuir manuais e guias impressos a todos os funcionários, garantindo que tenham acesso fácil a informações importantes.
    • Dia 5: Publicar lembretes nas mídias sociais internas sobre a disponibilidade de suporte contínuo, incentivando os funcionários a buscar ajuda quando necessário.

  4. Semana 4:

    • Dia 1: Coletar e revisar o feedback dos usuários sobre a nova funcionalidade, identificando áreas para melhorias e ajustes necessários.
    • Dia 3: Realizar uma reunião final para discutir a eficácia da implementação, abordar quaisquer preocupações restantes e planejar ações futuras com base no feedback recebido.

  5. Semana 5:

    • Dia 1: Iniciar a busca por convenções de saúde onde o Asky pode ser demonstrado, destacando os benefícios e a inovação da nova funcionalidade de QR Code. Planejar a participação em eventos relevantes para atrair o interesse de outros hospitais e instituições de saúde.

Este cronograma detalhado assegura uma abordagem estruturada e eficaz para a implementação e divulgação da nova funcionalidade, garantindo que todos os funcionários estejam bem informados e preparados para utilizar o sistema, enquanto se promove a solução para um público mais amplo.

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Exemplo​

Segue, um exemplo de comunicação para os funcionários do Hospital Sírio Libanês:

Prezados colaboradores,

É com grande satisfação que anunciamos a implementação de uma nova metodologia para pedidos de remédios no Hospital Sírio-Libanês. Esta inovação visa otimizar o processo de requisição e reabastecimento de medicamentos, melhorando a eficiência e a precisão no atendimento às necessidades dos nossos pacientes.

A aplicação Asky foi projetada especificamente para resolver os desafios enfrentados no uso dos dispensadores Pyxis. Através da tecnologia de QR Code, Asky permite que os enfermeiros escaneiem os códigos nos dispensadores Pyxis, preenchendo automaticamente todos os dados necessários para a solicitação de reabastecimento.

Por que Utilizar o Asky?

Melhoria na Eficiência: A funcionalidade de QR Code reduz significativamente o tempo necessário para preencher solicitações de medicamentos, permitindo que os enfermeiros se concentrem mais no cuidado aos pacientes. Facilidade de Uso: O processo de escaneamento de QR Code é simples e intuitivo, garantindo uma rápida adaptação por parte dos usuários. Benefícios Operacionais: Adoção da nova metodologia resultará em menor discrepância de inventário e uma resposta mais rápida às requisições de medicamentos, melhorando a gestão do estoque e a qualidade do atendimento. Integração Total: Asky integra-se diretamente ao robô separador e à farmácia central, facilitando a reposição urgente de medicamentos e garantindo uma resposta eficiente às necessidades de urgência. Data de Início

A nova metodologia será oficialmente implementada a partir do dia 26/03/2025. Para garantir uma transição suave, oferecemos sessões de treinamento e suporte contínuo. Informações detalhadas sobre as sessões de treinamento serão enviadas em breve.

Estamos confiantes de que esta inovação trará benefícios significativos para nossas operações e, principalmente, para a qualidade do atendimento oferecido aos nossos pacientes. Contamos com a colaboração de todos para o sucesso desta implementação.

Atenciosamente,

Hospital Sírio-Libanês