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Plano de comunicação

Introdução

O Plano de comunicação consiste em uma ferramenta estratégica para facilitar a comunciação entre a empresa e determinado público alvo a fim de garantir uma comunicação clara e coesa, para alcançar os objetivos da organização com a mensagem comunicada.

Objetivos de comunicação

O objetivo principal da comunicação é informar os diferentes usuários do aplicativo PharmaControl (administradores, auxiliares de enfermagem e enfermeiros) sobre os novos fluxos e funcionalidades do sistema. A comunicação visa garantir que todos os usuários compreendam suas respectivas funções e possam utilizar a plataforma de maneira eficiente, promovendo assim uma gestão otimizada dos processos de medicação e atendimento.

Os principais objetivos com o plano de comunicação são:

  • Facilitar a adesão e o uso do aplicativo
  • Auxiliar na mudança de processos operacionais

Publico alvo

O público alvo envolve 3 personas que categorizam três tipos de colaboradores do hospital, sendo eles:

  • O enfermeiro: Responsável pela administração dos fármacos armazenados nos pyxis e usuário central da aplicação. Pois será ele que irá fazer os pedidos utilizando o aplicativo, sendo muito importante a boa compreensão de como utilizá-lo e das funcionalidades dele.
  • O auxiliar: Responsável por abastecer os pyxis e lidar com os chamados dos enfermeiros, sendo necessário agilidade e boa compreensão do fluxo de comunicação entre as partes que o aplicativo fornece.
  • O administrador: Responsável por analisar as informações de maneira geral sobre os dados gerados pelo aplicativo podendo identificar problemas de gargalo no operacinal do hospital.

Mensagens-chave

Para Administradores:

  • Introdução ao novo fluxo de trabalho.
  • Utilização das páginas de home, sidebar e dashboard.
  • Benefícios esperados: eficiência e resolução rápida de problemas operacionais.

Para Auxiliares de Enfermagem:

  • Guia passo a passo para habilitar o modo disponível e responder solicitações.
  • Navegação pelas páginas de home, perfil e histórico de pedidos.
  • Benefícios esperados: facilidade na gestão de tarefas e clareza nas instruções de entrega.

Para Enfermeiros:

  • Navegação e uso da home com carrossel de medicamentos e formulário de requisição.
  • Acesso e gestão de pedidos em andamento e finalizados.
  • Benefícios esperados: rapidez na solicitação de medicamentos e feedback contínuo sobre os pedidos.

Estratégia de comunicação

Como estratégia de comunicação será utilizado o método SMART para o detalhamento e refinamento dos objetivos citados anteriormente.

Método SMART

O método SMART é uma técnica para definir objetivos de maneira clara e eficaz, garantindo que sejam bem formulados. SMART é um acrônimo que representa cinco critérios que os objetivos devem atender:

  • Specific (Específico): O objetivo deve ser claro e detalhado.
  • Measurable (Mensurável): Deve ser possível medir o progresso e os resultados.
  • Achievable (Atingível): O objetivo deve ser realista e alcançável.
  • Relevant (Relevante): Deve ser importante e alinhado com outros objetivos.
  • Time-bound (Temporal): Deve ter um prazo definido para ser alcançado.

Objetivos

Objetivo 1

  • S : Facilitar a adesão do uso do aplicativo para que seja possivel colher feedbacks e aprimorá-lo constantemente agregando valor a solução.
  • M: Porcentagem de chamados efetuados pelo aplicatico em comparação com todos os chamados efetuados.
  • A: Com um time de suporte preparado para receber duvidas ou reports de erros
  • R: Para melhorar a comunicação entre as partes responsáveis pelo gerenciamentos cos farmácos em pyxis.
  • T: Em 3 meses

Objetivo 2

  • S: Auxiliar na mudança dos hábitos dos colaboradores para que incluam o aplicativo como ferramenta de trabalho.
  • M: Ter um NPS da solução acima de 70.
  • A: Como atualizações semanais sobre os dados recebidos de avaliação do app.
  • R: Para garantir o bom funcionamento da solução em produção e com desafios reais do hospital.
  • T: Em 3 meses

Canais de comunicação

  • E-mail: Informativos detalhados e guias de uso.
  • Mídias Sociais Internas (Intranet): Anúncios rápidos e lembretes.
  • Reuniões Presenciais/Online: Sessões de treinamento e Q&A.
  • Manuais e Vídeos Tutoriais: Disponíveis na intranet para consulta a qualquer momento.
  • Chat Corporativo: Suporte em tempo real e esclarecimento de dúvidas.

Avaliação dos resultados

Para a avaliação dos resultados e necessário que KPI's sejam elaborados para que eles possam ser revisitados e analisados com o desenvolvimento da implementação da aplicação. Três KPI's sugeridos são:

  • Adesão 100% do aplicativo
  • NPS da solução acima de 90%

Cronograma

Semana 1:

  • E-mail Inicial: Introdução ao novo sistema e cronograma de implementação.
  • Reunião de Kickoff: Apresentação geral do projeto PharmaControl para todos os usuários.

Semana 2-3:

  • E-mails Detalhados: Guias de uso específicos para cada tipo de usuário.
  • Sessões de Treinamento: Reuniões presenciais/online para cada grupo de usuários.

Semana 4:

  • Lançamento do Sistema: Disponibilização do sistema PharmaControl para todos os usuários.
  • Suporte Intensivo Equipe de suporte disponível para esclarecer dúvidas e resolver problemas iniciais.

Semana 5-6:

  • Feedback e Ajustes: Coleta de feedback dos usuários e ajustes no sistema conforme necessário.
  • E-mail de Follow-up: Agradecimento pelo feedback e informe sobre melhorias implementadas.

Mensalmente:

  • Relatórios de Uso e Melhoria: E-mails com dados de uso e sugestões de melhorias contínuas.