Plano de comunicação
Introdução
O Plano de comunicação consiste em uma ferramenta estratégica para facilitar a comunciação entre a empresa e determinado público alvo a fim de garantir uma comunicação clara e coesa, para alcançar os objetivos da organização com a mensagem comunicada.
Objetivos de comunicação
O objetivo principal da comunicação é informar os diferentes usuários do aplicativo PharmaControl (administradores, auxiliares de enfermagem e enfermeiros) sobre os novos fluxos e funcionalidades do sistema. A comunicação visa garantir que todos os usuários compreendam suas respectivas funções e possam utilizar a plataforma de maneira eficiente, promovendo assim uma gestão otimizada dos processos de medicação e atendimento.
Os principais objetivos com o plano de comunicação são:
- Facilitar a adesão e o uso do aplicativo
- Auxiliar na mudança de processos operacionais
Publico alvo
O público alvo envolve 3 personas que categorizam três tipos de colaboradores do hospital, sendo eles:
- O enfermeiro: Responsável pela administração dos fármacos armazenados nos pyxis e usuário central da aplicação. Pois será ele que irá fazer os pedidos utilizando o aplicativo, sendo muito importante a boa compreensão de como utilizá-lo e das funcionalidades dele.
- O auxiliar: Responsável por abastecer os pyxis e lidar com os chamados dos enfermeiros, sendo necessário agilidade e boa compreensão do fluxo de comunicação entre as partes que o aplicativo fornece.
- O administrador: Responsável por analisar as informações de maneira geral sobre os dados gerados pelo aplicativo podendo identificar problemas de gargalo no operacinal do hospital.
Mensagens-chave
Para Administradores:
- Introdução ao novo fluxo de trabalho.
- Utilização das páginas de home, sidebar e dashboard.
- Benefícios esperados: eficiência e resolução rápida de problemas operacionais.
Para Auxiliares de Enfermagem:
- Guia passo a passo para habilitar o modo disponível e responder solicitações.
- Navegação pelas páginas de home, perfil e histórico de pedidos.
- Benefícios esperados: facilidade na gestão de tarefas e clareza nas instruções de entrega.
Para Enfermeiros:
- Navegação e uso da home com carrossel de medicamentos e formulário de requisição.
- Acesso e gestão de pedidos em andamento e finalizados.
- Benefícios esperados: rapidez na solicitação de medicamentos e feedback contínuo sobre os pedidos.
Estratégia de comunicação
Como estratégia de comunicação será utilizado o método SMART para o detalhamento e refinamento dos objetivos citados anteriormente.
Método SMART
O método SMART é uma técnica para definir objetivos de maneira clara e eficaz, garantindo que sejam bem formulados. SMART é um acrônimo que representa cinco critérios que os objetivos devem atender:
- Specific (Específico): O objetivo deve ser claro e detalhado.
- Measurable (Mensurável): Deve ser possível medir o progresso e os resultados.
- Achievable (Atingível): O objetivo deve ser realista e alcançável.
- Relevant (Relevante): Deve ser importante e alinhado com outros objetivos.
- Time-bound (Temporal): Deve ter um prazo definido para ser alcançado.
Objetivos
Objetivo 1
- S : Facilitar a adesão do uso do aplicativo para que seja possivel colher feedbacks e aprimorá-lo constantemente agregando valor a solução.
- M: Porcentagem de chamados efetuados pelo aplicatico em comparação com todos os chamados efetuados.
- A: Com um time de suporte preparado para receber duvidas ou reports de erros
- R: Para melhorar a comunicação entre as partes responsáveis pelo gerenciamentos cos farmácos em pyxis.
- T: Em 3 meses
Objetivo 2
- S: Auxiliar na mudança dos hábitos dos colaboradores para que incluam o aplicativo como ferramenta de trabalho.
- M: Ter um NPS da solução acima de 70.
- A: Como atualizações semanais sobre os dados recebidos de avaliação do app.
- R: Para garantir o bom funcionamento da solução em produção e com desafios reais do hospital.
- T: Em 3 meses
Canais de comunicação
- E-mail: Informativos detalhados e guias de uso.
- Mídias Sociais Internas (Intranet): Anúncios rápidos e lembretes.
- Reuniões Presenciais/Online: Sessões de treinamento e Q&A.
- Manuais e Vídeos Tutoriais: Disponíveis na intranet para consulta a qualquer momento.
- Chat Corporativo: Suporte em tempo real e esclarecimento de dúvidas.
Avaliação dos resultados
Para a avaliação dos resultados e necessário que KPI's sejam elaborados para que eles possam ser revisitados e analisados com o desenvolvimento da implementação da aplicação. Três KPI's sugeridos são:
- Adesão 100% do aplicativo
- NPS da solução acima de 90%
Cronograma
Semana 1:
- E-mail Inicial: Introdução ao novo sistema e cronograma de implementação.
- Reunião de Kickoff: Apresentação geral do projeto PharmaControl para todos os usuários.
Semana 2-3:
- E-mails Detalhados: Guias de uso específicos para cada tipo de usuário.
- Sessões de Treinamento: Reuniões presenciais/online para cada grupo de usuários.
Semana 4:
- Lançamento do Sistema: Disponibilização do sistema PharmaControl para todos os usuários.
- Suporte Intensivo Equipe de suporte disponível para esclarecer dúvidas e resolver problemas iniciais.
Semana 5-6:
- Feedback e Ajustes: Coleta de feedback dos usuários e ajustes no sistema conforme necessário.
- E-mail de Follow-up: Agradecimento pelo feedback e informe sobre melhorias implementadas.
Mensalmente:
- Relatórios de Uso e Melhoria: E-mails com dados de uso e sugestões de melhorias contínuas.